应付账款

• 申请预支零用现金
• 零用现金补充或关闭申请
• 旅行预支申请
• 旅行 & 费用报告-国内
• 旅行 & 费用报告-国际
• 支票申请表格
• W-9(申请U.S. 纳税人身份证号码)
• 直接存款协议-适用于美国银行的收款人.S. 只适用于银行帐户*

*请联系应付帐款(邮箱:apayable@澳门十大电子游戏娱乐平台).edu) for assistance with paying international payees (bank accounts outside the United States).

The budget transfer request form and the expense correction/request for interdepartmental support form are available on the 预算 & 规划 页面下 重要形式.

购买表格可从采购办公室(A114 Altschul Hall)获得 采购 页面，或澳门十大电子游戏娱乐平台门户网站(http://portal.澳门十大电子游戏娱乐平台.edu/). 请访问 采购 欲了解更多信息.

用于购买商品和服务(包括与旅行无关的), 自付大学费用)超过500美元, 详情请参阅 采购程序. 购买金额在500美元以下的商品，请按照下面的手续办理.

支票申请表格及程序

以便应付帐款部门处理支票申请表格, the following documentation 必须 be submitted to 应付账款 via email (apayable@澳门十大电子游戏娱乐平台.edu). 请注明主题为， 支票请求:[收款人名称]. 收款人是被支付的供应商或被报销的员工. 

1. 完成并批准 支票申请表格 (表格上印有说明).
2. 实际发票或收据* (detailed, showing all items purchased, rather than the credit card receipt) for expenditure. A fully executed agreement (signed by both Barnard and payee) 必须 accompany check requests to pay for services (e.g.500美元.00或以下.
3. 实际发票或收据必须提供购买的详细说明. 收据副本, 信用卡交易收据, 或者在正常课程中不接受实际的信用卡对账单. 在极少数情况下，实际的收据是不可用的, a copy of the receipt or credit card statement will be accepted under the condition that the employee sign a statement attesting that no actual receipt is available and that a duplicate charge will 不 be submitted. Employees who repeatedly avail themselves of the receipt alternative may have this privilege revoked.
4. 有关开支的学术或商业用途说明.

*请将较小的收据粘在8又1/2 x 11张纸上, 扫描成PDF, 并将这些表格与已完成的支票申请表格合并成一个PDF. Please do 不 submit receipts in an envelope with the form for reimbursement to 应付账款 via interoffice mail.

支票申请表格的授权

所有支票申请表格必须由授权员工签署, 一般来说是部门的预算官. 用于自付费用报销, 雇员的主管必须批准支票申请表. 部门主管, 副总统和总统, the Chief Financial Officer and Vice President for 金融 必须 review the 支票申请表格. Any issues or concerns regarding these expenses will be discussed with the Chief Operating Officer or the Chief Financial Officer (or with the President with regards to the expenses of the Chief Operating and 金融 Officers).

• 当向外部顾问或客座讲师支付服务费用时, the tax address and either the Social Security number or EIN of the payee 必须 be included. 如果收款人是澳门十大电子游戏娱乐平台以前未付款的个人或实体, 应付帐款需要 IRS表格W9 在他们的支付系统中为他们创建一个供应商简介. 没有W9文件，付款不能处理.
• All payments to 澳门十大电子游戏娱乐平台 employees (including Barnard student employees) for stipends, 谢礼, 或为其他部门提供的额外服务必须通过工资表支付. 

请使用收款人的号码 法律名称 在检查请求中. 请不要使用昵称或首选名称.

Digital signatures are currently allowed on check requests, advance requests, and expense reports. 

请注意，澳门十大电子游戏娱乐平台是免税的; 因此, sales tax paid on goods and services (restaurant meals are an exception) in New York State should never be included in amounts to be paid or reimbursed. 然而, if a member of the Barnard community purchases items outside of New York State and is charged sales tax, 学院会报销这些税款. Tax-exempt forms may be requested from either the 采购 or 应付账款 departments via email before purchases are made.

最后期限

支票申请表格s should be submitted on a timely basis to 应付账款 for processing. 支票申请通常在收到后十(10)个工作日内处理.

All requests for payment of or reimbursement of expenses 必须 be submitted 财务 & 运营办公室在会计年度内发生的费用(例如.g., 自七月一日起发生的开支, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务, 7月5日, 2022).

政策

• 要申请旅行预支，请提交 旅游预约表格 财务 & 业务办公室. 如果您没有使用全部预付款，请发送电子邮件给Victoria Toro(电子邮件:vtoro@澳门十大电子游戏娱乐平台).edu) to submit the remainder of the funds (either in cash or a check made payable to 澳门十大电子游戏娱乐平台), 还有你的报销单, 到财务部(现位于教堂间中心, 1320套房).
• 如果你包括只需要部分报销的收据, 请详细解释一下原因.
• 请见澳门十大电子游戏娱乐平台 支出政策 可接受的旅行费用.

国内旅游

• 填写 旅行 & 费用报告国内表格*.  请不要忽略填写标题栏 整体经营宗旨 并包括说明与大学相关的旅行目的的文件(e.g.、确认会议注册的电子邮件、载有会议信息的传单).
• 请附上所有过路费收据, 机票(如适用), 公共交通, 停车, 行李费, lodging (if applicable; please include the itemized hotel receipt/guest folio), 餐消费, 和天然气. 如阁下使用“易通”，请提供一份“易通”对账单的列印本. 
• 食用的餐食, 请提交分项的餐厅收据(显示食物的收据, 饮料, 以及每个的价格). 如果餐费是用信用卡或借记卡支付的，请告诉我 也 submit the credit card receipt if tip was paid and you would like to be reimbursed for it. Please 不e we do 不 accept credit card receipts in lieu of the restaurant receipt without an explanation as to why the restaurant receipt is 不 available. 
• 对于里程报销，请提供MapQuest，谷歌地图，雅虎的打印输出! 地图等. 解释你开了多远. 目前的里程费率由美国国税局制定. 2022年的里程报销率为58.商务里程每英里5美分, 从2021年商务里程每英里56英里的里程报销率上调, 而2020年的里程报销率为57.商务里程每英里5美分.

国外旅行

• 填写 旅行 & 费用报告国际表格*. 请不要忽略填写标题栏 整体经营宗旨 并包括说明与大学相关的旅行目的的文件(e.g.、确认会议注册的电子邮件、载有会议信息的传单). 
• 请附上所有机票收据, 行李费, 公共交通/出租车, 住宿(请附上详细的酒店收据/客人清单), 以及餐费(包括过路费), 停车, 汽油(如适用).
• 澳门十大电子游戏娱乐平台只会在美国报销.S. 美元，不管你是用哪种货币支付的.
• 如以现金购买，请使用 rate of exchange for the date of purchase, 不 what the current rate is at the time of reimbursement. 我们建议 Oanda.Com的货币转换器. 请提供文件说明你在哪里找到你的汇率(e.g.、网站、银行、货币兑换等.).
• 信用卡购物, please use the rate of exchange as calculated by your bank/credit card company; you do 不 need to use the foreign currency worksheet included in the international travel and expense report to calculate the rate of exchange. Please include the original receipts as well as the pertinent pages from your bank/credit card statement showing the charges in USD and 不e those amounts on the first page of your travel and expense report.
• If requesting reimbursement for a financial institution charge for using foreign currency, 请提供这笔费用的证明文件(银行或信用卡对账单).

*你也可以申请报销旅费 支票申请表格 如果你要求报销九项或更少的费用. 

请将所有较小的收据用胶带粘在8又1/2 x 11张纸上, 并将这些表与旅行表结合起来 & 费用报告或支票申请表格成一个PDF. 请将合并后的PDF电邮至应付帐款(电邮地址:apayable@澳门十大电子游戏娱乐平台).Edu)，并注意主题行为， 支票请求:[收款人名称] or T&E报告:【澳门十大电子游戏娱乐平台】.

Please 不e the College does 不 reimburse for gas if one requests reimbursement for mileage. Fuel purchased for private vehicle usage is included in the Federal Mileage Reimbursement Rate.

所有报销费用的申请必须提交给财务 & 运营办公室在发生费用后九十(90)天内 or 该费用是在该财政年度内发生的，以较早者为准.g., 自七月一日起发生的开支, 2021年和6月30日, 2022, 或2022财年, 必须在财政年度最后期限前提交给财务, 7月5日, 2022).

如果你有任何问题, 请致电212-854-2010或通过电子邮件(vtoro@澳门十大电子游戏娱乐平台)联系财务办公室.edu).

零用现金基金使用政策

Certain departments are authorized to use a petty cash fund for making small disbursements. 零用现金的使用政策如下:

• 部门应将这笔资金保存在上锁的零用现金箱中, 哪些应该锁在柜子里, 桌子上, 或壁橱.
• 以下项目不应从零用现金中支付:
  • 设备采购
  • 服务报酬(e).g.、工资、咨询费)
  • 进步
  • 注册费及会费
• 零用现金基金应该如此 不 习惯于兑现支票.
• 每个部门应指定一人担任零用现金托管人, 未经部门主管批准，不得动用基金.
• If the employee who established the petty cash fund leaves the College or changes departments, 必须结清零用现金帐户，并开立一个新的帐户.

零用现金基金

为了建立一个新的零用现金基金，a 申请预支零用现金 should be completed and submitted to Victoria Toro in the 金融 Office (email: vtoro@澳门十大电子游戏娱乐平台.Edu)申请批准.

零用现金补充

为了补充资金，a 零用现金补充或关闭申请 是否为零用现金的支出做好了准备. 然后将表格提交给维多利亚·托罗(通过电子邮件:vtoro@澳门十大电子游戏娱乐平台).Edu)，并将实际收据粘在8张1/2 x 11张纸上, and those sheets combined into one PDF with the 零用现金补充或关闭申请 form. A check to replenish the petty cash fund will be issued to the petty cash custodian generally within ten (10) business days of receipt of the request. 

零用现金结算

为了关闭零用现金基金，a 零用现金补充或关闭申请 需要为零用现金的花费做好准备. The completed form is then submitted to Victoria Toro in 金融 (via email: vtoro@澳门十大电子游戏娱乐平台.Edu)和实际的收据.

也请让维多利亚知道任何未花/剩余的现金, which will need to be turned into the Office of the 财务主管 (located in 007 Milbank Hall) for deposit. 总收入加上未花/剩余现金 必须 与发放的零用现金预支金额相等.

请注意，澳门十大电子游戏娱乐平台是免税的; 因此, sales tax paid on goods and services (restaurant meals are an exception) in New York State should never be included in amounts to be reimbursed. 然而, if a member of the Barnard community purchases items outside of New York State and is charged sales tax, 学院会报销这些税款. Tax-exempt forms may be requested from either the 采购 or 应付账款 departments via email before purchases are made.