采购程序

购买超过500美元的商品和服务应遵循以下程序. 购买金额在$500以下，请参阅 市民银行购卡手续 而且 应付账款 进一步说明网站.

3月31日生效, 2020, 所有采购表格(请购单), 更改订单)应以电子方式提交给 purchase@scfxdg.com. 所有应付账款相关表格(支票申请, 收到报告, 等)应以电子方式提交 apayable@scfxdg.com.

步骤1:采购请购单

采购请购单由部门主管或其他授权人员填写并签署. 请购单和相关证明文件提交给采购部. 在提交采购申请之前，请确保有足够的预算资金用于采购. 对于受限制的资金，采购请购单也必须得到财务主任的核可.

所有超过500美元的订单都需要使用采购订单，并且必须在采购请购单上提交, 连同证明文件，如报价或合同, 提交采购部审批 之前 向供应商下订单.  除紧急情况外，不接受“确认”命令. 请注意, purchases made via a personal payment method submitted for reimbursement are considered Confirming Orders; purchases of equipment (computers, 平板电脑, 家具, 等.)或合同服务不应以信用卡支付(个人或学院发行), 未经事先批准. 业务运营总监保留拒绝确认订单的权利，并要求提交订单的个人对货物或服务的成本承担个人责任.

步骤2a:订购单

收到采购请购单后，采购部门准备采购订单. 原来的P.O. 发送给供应商，当指示时，和两份P.O. 被送到申请部门. 粉色的那份是警局的永久档案. 黄色副本(收货报告)由部门保留，直到货物收到或服务完成为止.

步骤2b:年度采购订单

年度采购订单在有限的基础上使用，以消除对同一供应商的重复请求. 由指定的部门代表根据这些订单的需要提取供应品或服务, 直接联系供应商.

步骤3a:在收到货物或服务时授权付款

所有货物和服务在收到后应立即由有权签收的部门人员进行审查和/或检查. 如果采购订单上的所有项目都已完成装运, 在“接收签名”框中签署采购订单的接收副本(黄色副本)并注明日期，并将黄色副本和发票交回应付账款部门.

步骤3b:损坏和短缺

如果发现货物因任何原因无法接受或部门希望退货, 请立即与采购部联系. 我们将安排货物被取走并退还给卖方.

步骤3c:部分发货

如果已收到原始订单的部分交付: 

• 复印一份采购订单的收货报告
• 圈出收到的每一件物品并注明日期.
• 在适用的部分装运箱上签字和日期.
• 将此复印件连同发票一起交给应付账款部门. 后续部分发货重复此步骤.
• 当收到最后一批货时, circle 而且 date on the original yellow form the final items received; sign 而且 date in the Receiving Signature box 而且 submit this original to the 应付账款 Department.

5000美元或以上的订单

当你打算买5美元的时候,为你的部门提供000或更多, 请在联系供应商之前通知采购部，以便我们指导您完成招标过程. 采购人员可为您提供某些商品的投标文件样本和合格供应商名单. 所有消费超过5美元,000, 书面投标三(3)份, 在学院承诺购买之前，必须提供报价和/或建议书. 投标书或建议书的副本必须与采购请购单一起提交给采购部. 对于您认为只有一个合格供应商的订单, 在启动采购或合同续签程序之前，您必须在唯一来源证明表格上获得业务运营总监的批准.

所有征求建议书(rfp)应通过采购部进行协调. 如果您准备好了，请联系Douglas Maget或Christina Johnson 开始 这个过程. 该部门将为您提供关于学院RFP程序的模板和额外指导.

改变订单

变更订单用于在采购订单生成并提交给供应商之后对订单进行更改. 更改订单应在以下情况下填写:

• 取消
• 总价上涨超过10%
• 增加或解除年度订单上的资金负担
• 当供应商要求修改采购订单时，更改数量或个别价格
• 更改帐号
• 更新供应商信息

如有可能，应随变更单提供证明文件.